H Ελληνοαμερικανική Ένωση (οδός Μασσαλίας, αρ. 22, Τ.Κ. 10680, Αθήνα) («EAE») και η εταιρεία με την επωνυμία «SmartRep Ιδιωτική Εταιρεία» (Αριστείδου 3-5, 15562, Χολαργός Αττικής) («SmartRep») σας ενημερώνουν, σε εφαρμογή του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 (ο «ΓΚΠΔ»), για τα ακόλουθα:
1. Η ΕΑΕ και η SmartRep, υπό την ιδιότητά τους ως από κοινού υπεύθυνοι επεξεργασίας δεδομένων, επεξεργάζονται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των ακόλουθων προσώπων («υποκείμενα των δεδομένων»): (α) ενήλικων προσώπων που κάνουν χρήση του λογισμικού/της λύσης «SmartRep Virtual Examiner» (η «Λύση») και β) ανήλικων προσώπων που χρησιμοποιούν τη Λύση και τα οποία εκπροσωπούνται από τα πρόσωπα εκείνα που ασκούν τη γονική μέριμνα ή την επιτροπεία αυτών. Οι σκοποί της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων που επεξεργάζεται η ΕΑΕ και η SmartRep είναι, κατά περίπτωση, οι ακόλουθοι: (α) Η εγγραφή, η παροχή υπηρεσιών και γενικά η διαχείριση των χρηστών της Λύσης, η διεξαγωγή δοκιμαστικών συνεντεύξεων με τους χρήστες της Λύσης και η αξιολόγηση του επιπέδου επάρκειάς τους με βάση την απόδοσή τους στη συνέντευξη, καθώς και η διαχείριση τυχόν παραπόνων/περιστατικών που ενδέχεται να αναφερθούν από τα υποκείμενα των δεδομένων. Για την εν λόγω επεξεργασία δεδομένων, η νομική βάση της επεξεργασίας είναι η εκτέλεση της σχετικής σύμβασης που έχει καταρτισθεί με την ΕΑΕ και η συμμόρφωση με υποχρέωση εκ του νόμου της ΕΑΕ και της SmartRep. (β) Η προάσπιση των συμφερόντων της ΕΑΕ και της SmartRep. Για την εν λόγω επεξεργασία των δεδομένων η νομική βάση της επεξεργασίας αυτών είναι το ότι η επεξεργασία αυτή είναι απαραίτητη για τους σκοπούς των εννόμων συμφερόντων που επιδιώκει η ΕΑΕ και η SmartRep, τα οποία υπερισχύουν του συμφέροντος ή των θεμελιωδών δικαιωμάτων και ελευθεριών του υποκειμένου των δεδομένων που επιβάλλουν την προστασία προσωπικών δεδομένων (π.χ. για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων, περίπτωση κατά την οποία η επεξεργασία, εφόσον απαιτείται, θα εκτείνεται και στα δεδομένα ειδικών κατηγοριών). (γ) Η αποστολή υλικού εμπορικής προώθησης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Διευκρινίζεται ότι η ΕΑΕ και η SmartRep δικαιούνται να χρησιμοποιήσουν τα στοιχεία επαφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των υποκειμένων των δεδομένων που αποκτήθηκαν νοµίµως, στο πλαίσιο της παροχής των υπηρεσιών της ή άλλης συναλλαγής, για την απευθείας προώθηση παρόμοιων προϊόντων ή υπηρεσιών της ή για την εξυπηρέτηση παρόμοιων σκοπών, ακόμη και όταν το υποκείμενο δεδομένων δεν έχει δώσει εκ των προτέρων τη συγκατάθεσή του, υπό την προϋπόθεση ότι του παρέχεται κατά τρόπο σαφή και ευδιάκριτο η δυνατότητα να αντιτάσσεται, µε εύκολο τρόπο και δωρεάν, στη συλλογή και χρησιμοποίηση των ηλεκτρονικών του στοιχείων και αυτό κατά τη συλλογή των στοιχείων επαφής, καθώς και σε κάθε μήνυμα. Για την εν λόγω επεξεργασία των δεδομένων η νομική βάση της επεξεργασίας αυτών είναι το ότι η επεξεργασία αυτή είναι απαραίτητη για τους σκοπούς των εννόμων συμφερόντων που επιδιώκει η ΕΑΕ και η και η SmartRep (ήτοι τα έννομα συμφέροντα που σχετίζονται με την προώθηση των υπηρεσιών τους), τα οποία υπερισχύουν του συμφέροντος ή των θεμελιωδών δικαιωμάτων και ελευθεριών του υποκειμένου των δεδομένων που επιβάλλουν την προστασία προσωπικών δεδομένων. (δ) Η διασφάλιση και η βελτίωση της λειτουργικότητας της Λύσης, οπότε η ΕΑΕ και η SmartRep μπορούν να προβούν σε αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων. Η Λύση χρησιμοποιεί επεξεργασία φυσικής γλώσσας (NLP), η οποία είναι ένας τομέας της τεχνητής νοημοσύνης που επιτρέπει στους υπολογιστές να κατανοούν, να ερμηνεύουν και να ανταποκρίνονται στην ανθρώπινη γλώσσα με φυσικό και χρήσιμο τρόπο. Όταν οι χρήστες απευθύνονται στον εικονικό δάσκαλο μέσω του μικροφώνου, το NLP είναι ο μηχανισμός που βοηθά τη Λύση να «καταλάβει» ακριβώς τι ζητούν, ανεξάρτητα από το πόσο περίπλοκος ή ασαφής είναι ο τρόπος διατύπωσής τους. Αφού κατανοήσει την ερώτηση, το NLP επιτρέπει επίσης στο σύστημα να δημιουργήσει μια φυσική και κατανοητή απάντηση. Για την επεξεργασία των δεδομένων η νομική βάση της επεξεργασίας αυτών είναι η εκτέλεση της σχετικής σύμβασης που έχει καταρτισθεί με την ΕΑΕ και το ότι η επεξεργασία αυτή είναι απαραίτητη για τους σκοπούς των εννόμων συμφερόντων που επιδιώκει η ΕΑΕ και η SmartRep (ήτοι τα έννομα συμφέροντα που σχετίζονται με την λειτουργία και βελτίωση της Λύσης), τα οποία υπερισχύουν του συμφέροντος ή των θεμελιωδών δικαιωμάτων και ελευθεριών του υποκειμένου των δεδομένων που επιβάλλουν την προστασία προσωπικών δεδομένων.
2. Τα δεδομένα, τα οποία επεξεργάζεται η ΕΑΕ και η SmartRep, κατά περίπτωση, είναι μεταξύ άλλων: (α) προσωπικές πληροφορίες (π.χ. επώνυμο, όνομα, όνομα πατρός, φύλο, ημερομηνία γέννησης, τηλέφωνο επικοινωνίας (σταθερό/ κινητό), διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) β) η δοκιμασία γλωσσικής επάρκειας για την οποία το υποκείμενο των δεδομένων επιθυμεί να συμμετάσχει σε εικονική συνέντευξη με τη χρήση της Λύσης, η φωνή του υποκειμένου των δεδομένων, η επίδοση του υποκειμένου των δεδομένων στη συνέντευξη/ προφορική εξέταση και οι απαντήσεις του/της βάσει των οποίων προσδιορίστηκε το επίπεδο επάρκειας του υποκειμένου των δεδομένων από τον εικονικό εξεταστή της λύσης και γ) οικονομικά δεδομένα σχετικά με την αποπληρωμή οφειλών στην ΕΑΕ ή/και στη SmartRep για τη χρήση της Λύσης, όπως στοιχεία τραπεζικής κάρτας, αριθμοί τραπεζικών λογαριασμών, δεδομένα χρέωσης και πληρωμής κ.λπ. Η γνωστοποίηση των δεδομένων που προσδιορίζονται στα εδάφια α) έως γ) αποτελεί νομική ή συμβατική υποχρέωση του υποκειμένου των δεδομένων ή απαίτηση για τη σύναψη σύμβασης. Σε περίπτωση που το υποκείμενο των δεδομένων δεν παρέχει τα ανωτέρω δεδομένα ή μέρος αυτών, δεν θα μπορεί να εγγραφεί και, ως εκ τούτου, να χρησιμοποιήσει τη Λύση.
3. Πηγή των δεδομένων είναι, κατά περίπτωση, το ίδιο το φυσικό πρόσωπο που γνωστοποιεί δεδομένα του ή οι έχοντες τη γονική μέριμνα ή ο τυχόν επίτροπος αυτού.
4. Τα προσωπικά δεδομένα ενδέχεται να διαβιβασθούν κατά περίπτωση και ανάλογα με τον σκοπό της επεξεργασίας, στους εξουσιοδοτημένους ανά τμήμα/ ανά υπηρεσία υπαλλήλους της ΕΑΕ και της SmartRep, σε συνεργαζόμενες με την ΕΑΕ και τη SmartRep εταιρείες με τις οποίες η ΕΑΕ και SmartRep έχουν συμβληθεί και οι οποίες επεξεργάζονται τα δεδομένα για λογαριασμό τους (π.χ. εταιρείες πληροφορικής, πάροχοι υπηρεσιών ΙΤ κ.α.), στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων τους και υπό τη δέσμευση τήρησης της εμπιστευτικότητας. Επιπλέον, η ΕΑΕ και η SmartRep ενδέχεται να διαβιβάσουν προσωπικά δεδομένα σε τρίτους όταν κάτι τέτοιο απαιτείται δια νόμου ή για τους σκοπούς ή σε σχέση με νομικές διαδικασίες στις οποίες συμμετέχει, ή άλλως για τους σκοπούς υποστήριξης, άσκησης ή προάσπισης των δικαιωμάτων της ή σε τρίτους που είναι αρχές επιβολής του νόμου και που έχουν υποβάλει νόμιμο αίτημα διαβίβασης ή σε περίπτωση που θεωρεί ότι η διαβίβαση είναι απαραίτητη σε σχέση με τυχόν έρευνα περί υποψίας ή ύπαρξης παράνομης δραστηριότητας. Προσωπικά δεδομένα δεν διαβιβάζονται εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου.
5. Ο χρόνος τήρησης των ανωτέρω δεδομένων είναι ο χρόνος που επιβάλλεται ή επιτρέπεται από την εκάστοτε ισχύουσα νομοθεσία/ το εκάστοτε ισχύον κανονιστικό πλαίσιο, λαμβανομένου υπόψη και του προβλεπόμενου κατά περίπτωση χρόνου παραγραφής που μπορεί να εκτείνεται σε έως και 20 έτη. Ειδικότερα: (α) όταν η επεξεργασία εκτελείται δυνάμει σχετικής σύμβασης, τα προσωπικά δεδομένα αποθηκεύονται για όσο χρονικό διάστημα είναι απαραίτητο για την εκτέλεση της σύμβασης και τη θεμελίωση, άσκηση ή/και υποστήριξη νομικών αξιώσεων που τυχόν απορρέουν από τη σύμβαση αυτή και (β) όταν η επεξεργασία επιβάλλεται ως υποχρέωση από διατάξεις του ισχύοντος νομικού πλαισίου, τα προσωπικά δεδομένα αποθηκεύονται για όσο χρονικό διάστημα επιβάλλουν οι σχετικές διατάξεις.
6. Το υποκείμενο των δεδομένων έχει τα ακόλουθα δικαιώματα σύμφωνα με το ΓΚΠΔ: (α) να λάβει αντίγραφο των προσωπικών δεδομένων που τηρεί η ΕΑΕ και η SmartRep, μαζί με άλλες πληροφορίες για το πώς αυτή τα επεξεργάζεται. (β) να αιτηθεί την διόρθωση των δεδομένων του και, υπό προϋποθέσεις, να αιτηθεί την διαγραφή τους ή τον περιορισμό της επεξεργασίας τους, ή να εναντιωθεί στην επεξεργασία τους. (γ) να λάβει αντίγραφο ή να ζητήσει να διαβιβαστεί αντίγραφο των προσωπικών δεδομένων του σε τρίτο μέρος, σε δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο και αναγνώσιμο από μηχανήματα μορφότυπο (δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων). Εάν η επεξεργασία των δεδομένων βασίζεται στη συγκατάθεσή του, το υποκείμενο των δεδομένων έχει δικαίωμα να ανακαλέσει τη συγκατάθεση αυτή οποτεδήποτε χωρίς να θίγεται η νομιμότητα της επεξεργασίας που βασίστηκε στη συγκατάθεση πριν από την ανάκληση αυτής. Εάν το υποκείμενο των δεδομένων επιθυμεί να λάβει περαιτέρω πληροφορίες/ ενημερωθεί σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων ή να ασκήσει οποιοδήποτε εκ των ανωτέρω δικαιωμάτων του, πρέπει να αποστείλει email στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων (Data Protection Officer) της ΕΑΕ αποκλειστικά και μόνον στην ηλεκτρονική διεύθυνση: privacy@hau.gr, ή να αποστείλει επιστολή στην αναφερόμενη ανωτέρω διεύθυνση αλληλογραφίας. Τέλος, το υποκείμενο των δεδομένων έχει δικαίωμα να υποβάλλει καταγγελία στην αρμόδια εποπτική αρχή σχετικά με το πώς η η ΕΑΕ και η SmartRep χειρίζεται τα δεδομένα του (Για την Ελλάδα: www.dpa.gr).
Download the notification in .pdf format